IT Toegevoegde Waarde Model
Het IT toegevoegde waarde model is gebaseerd op de relatie tussen transparantie in zowel kosten als volumes en toegevoegde waarde. In het onderstaande model worden een viertal stadia beschreven die een IT organisatie doorloopt op haar weg naar maximale toegevoegde waarde van de business.
IT toegevoegde waarde model
1. Black box
Het eerste stadium is de black box. Dit stadium wordt gekenmerkt door:
- Onvolledig inzicht in de relatie tussen IT kosten en IT producten;
- Sturing op P&L van de organisatie
- Interne processen (ITIL/Cobit, etc) niet op orde;
- Onvoldoende inzicht in de in gebruik zijnde volumes (servers, werkplekken, databases, applicaties, etc);
- De IT gebruiker is zich niet bewust van welke diensten worden afgenomen en welke service levels hierbij worden geleverd.
Gesprekken tussen de IT organisatie en haar afnemers wordt gekenmerkt door de discussie over te hoge kosten en te lage kwaliteit zonder dat dit onderbouwd of weerlegd kan worden.
2. IT Cost Management Model
De tweede fase betreft het creëren van transparantie van kosten en volumes. Hulpmiddel hierbij is activity based costing (ABC). De ABC fase wordt gekenmerkt door:
- het realiseren van de relatie tussen kosten en producten middels een gestandaardiseerd model.
- ITIL/Cobit processen zijn niet alleen gedefinieerd, maar er wordt ook naar gehandeld.
- Er is een asset registratie gerealiseerd, de zogenaamde Configuration Management DataBase (CMDB), met een betrouwbaarheid van boven de 80%.
- Er is een productcatalogus aanwezig voor de gebruikers waarin transparant inzicht wordt gegeven in de afgenomen of af te nemen producten.
Meer informatie over de mogelijkheden van Activity Based Costing in uw IT organisatie.
3. IT Integratie in Bedrijfsprocessen
De derde fase betreft het in lijn brengen van IT producten met business processen. Het koppelen aan IT producten aan businessprocessen is een noodzakelijke voorwaarde om toegevoegde waarde te gaan meten. IT is een enabler voor de business en maakt geen eigen bedrijfsresultaat. In de business zelf wordt het resultaat van de IT activiteiten zichtbaar. Deze fase wordt gekenmerkt door:
- Continue verbetering. Dat wil zeggen dat de IT afdeling op een gestructureerde manier bezig is om de business zo optimaal mogelijk te laten functioneren. Voorbeeld hiervan is Agile ontwikkeling. Agile leidt er toe dat de business prioriteiten kan stellen en dat IT in korte periode nieuwe functionaliteit produceert die ook nog eens weinig fouten bevat.
- Er wordt nu ook meer gestuurd op de relatie tussen IT kosten en kwaliteitsmetingen. Voorbeeld hiervan is het koppelen van de incidenten aan de kosten van de applicatie.
- Ontwikkelen van een bonus/malus systeem voor gedrag. Indien er veel goed opgeleide key-users zijn, zal het aantal incidenten afnemen. Het afnemen van het aantal incidenten leidt uiteindelijk tot een verlaging van de beheerkosten.
- Doorbelasting naar business zal niet meer plaatsvinden op basis van IT producten maar op basis van business processen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bedrag per rekening voor billing activiteiten.
4. Performance Dialogen
De laatste fase in het model is de performance dialoog. In deze fase is de IT organisatie naadloos aangesloten op de business en werken business en IT samen om nieuwe producten te ontwikkelen. IT levert op die manier een zichtbare bijdrage aan het resultaat van de onderneming. De vraag is of er in dit staium nog ruimte is voor een aparte IT organisatie of dat de IT zal opgaan in de business. Dit zal in hoge mate afhankelijk zijn van standaardisatie van datacenter capaciteit en applicaties en de mate van belang van informatie creatie. Deze fase wordt gekenmerkt door:
- Volledige IT business alignment. Het leveranciersmodel wordt losgelaten. Doordat IT volledig is aangepast aan de business zijn interne sla’s overbodig geworden.
- Binnen de gehele organisatie zijn track en trace systemen ingeregeld die eenvoudig te volgen zijn. De business voelt zich verantwoordelijk voor tracking en tracing.
- IT is een aanjager van vernieuwing geworden. Doordat de IT afdeling diepgaande businesskennis heeft opgebouwd is zij in staat om de business maximaal te bedienen met de juiste business intelligence.
- Het effect van IT is zichtbaar in performance metingen zoals business balance scorecards en performance management frameworks.